1- Dê toda a atenção à pessoa que ligou. Nada de mascar chicletes, comer ou fazer qualquer tipo de barulho. A pessoa do outro lado linha pode achar que você não está lhe dando a devida atenção.
2- Jamais chame o cliente de querido, meu bem, benzinho.
3- Ao falar ao telefone, você é julgado pela dicção, capacidade de articular pensamentos e por tratar os outros com cortesia ou não. A voz deve ser alegre, clara, calorosa e em bom-tom – nem alta nem baixa demais.
4- Ao atender telefonemas alheios, anote o recado. Escreva o nome da pessoa que ligou, o número do telefone, o assunto e a hora. Com letra legível, é claro.
5- Evite, ao máximo, atender o telefone durante uma reunião – a não ser que a ligação seja extremamente importante. Isso também vale para celulares, que devem ser desligados antes do encontro começar.
6- Não faça ligações pessoais demoradas, principalmente se for namorar.
7- Nem pense em brigar com filhos ou outros parentes pelo telefone.
8- Retorne as ligações, mesmo que você não conheça quem deixou recado.
9- Se estiver ocupado, não tenha medo de interromper a conversa. Diga que não pode falar e que ligará em seguida. Não se esqueça de retornar a ligação.
10- Todos estão sujeitos a ter de atender a um telefonema com alguém ao lado. Quando for inevitável, procure fazer com discrição. Nada de gestos, caretas ou comentários tapando o bocal. Pega mal. Quem ouve a conversa deve, literalmente, ficar surdo e, depois, mudo.
11- Jamais deixe alguém esperando na linha. Melhor dizer que está ocupado e que retornará a ligação depois.
12- Se a linha cair, a responsabilidade de ligar novamente é de quem telefonou.
13- Ao deixar recado na secretária eletrônica, faça isso de modo claro e objetivo, dizendo o seu nome, o assunto, o seu número de telefone.
